Gizlilik Bildirimi ve Politikası

Giriş

ByLaw adıyla faaliyet gösteren By Law Firm PLLC (“Büro”, “biz”, “bize” veya “bizim”), kişisel bilgilerini işlediğimiz kişilerin gizliliğine saygı duyar. Bu Gizlilik Bildirimi ve Politikası internet sitemiz, iletişimlerimiz, işe alım süreçlerimiz ve hukuki hizmetlerimiz kapsamında kişisel bilgileri nasıl topladığımızı, kullandığımızı, ifşa ettiğimizi, sakladığımızı ve koruduğumuzu açıklar.

Uzmanlık alanlarımız arasında trust ve miras hukuku, geçici ve kalıcı vizeler dâhil göçmenlik, şirketler hukuku, fikri mülkiyet, uyuşmazlık çözümü ve dava ile veri, teknoloji, gizlilik ve siber güvenlik yer almaktadır.

Bu bildirim potansiyel ve mevcut müvekkiller, müvekkil dosyalarında yer alan kişiler, internet sitesi ziyaretçileri, iş bağlantıları, iş başvurusunda bulunanlar ve bilgilerini işlediğimiz diğer kişiler için geçerlidir. Rolümüz faaliyete göre farklılık gösterebilir: hukuki hizmetlerimizi sunmak için bilgilerin nasıl işleneceğini genellikle biz belirleriz ancak bazı bilgileri bir müvekkilin talimatları doğrultusunda işleyebiliriz.

Gizlilik talepleri: info@thebylaw.org adresiyle iletişime geçin. Ayrıca bize şu adrese yazabilirsiniz: By Law Firm PLLC, 517 Cascada Ln, Round Rock, TX 78681.

Bu bildirim, dosyaya özgü herhangi bir bildirimi veya hizmet sözleşmesini tamamlar, yerine geçmez. Bu bildirimdeki hiçbir hüküm, ayrıcalıklı bilgileri ifşa etmemizi, mesleki bir yükümlülüğü ihlal etmemizi veya geçerli hukuka aykırı biçimde bilgi saklamamızı ya da silmemizi gerektirmez.

Hakkınızda Topladığımız Kişisel Bilgiler

Bilgileri doğrudan sizden, müvekkillerden, onların temsilcilerinden, işverenlerinden, aile üyelerinden ve bir dosyadaki diğer katılımcılardan, kamu kurumlarından, mahkemelerden, sicillerden ve kamuya açık kaynaklardan, profesyonel danışmanlardan ve hizmet sağlayıcılardan ve uygulanabildiği ölçüde internet sitemiz aracılığıyla toplarız.

Topladığımız bilgiler, talep edilen hizmete göre değişir:

Bazı bilgiler, bir hizmet ilişkisini değerlendirmek veya yerine getirmek, hukuka uymak, kimliği doğrulamak ya da bir başvuru yapmak için gereklidir. Bu bilgiler sağlanmazsa bir talebe yanıt veremeyebilir, bir dosyayı kabul edemeyebilir veya sürdüremeyebilir ya da belirli bir hizmeti tamamlayamayabiliriz. Makul ölçüde mümkün olduğunda isteğe bağlı bilgileri belirtiriz.

Müvekkil Hizmetleri

Kişisel bilgileri olası dosyaları değerlendirmek, müvekkilleri tanımlamak ve onlarla iletişim kurmak, çıkar çatışması kontrolleri yapmak, hukuki danışmanlık ve temsil sağlamak, belgeleri hazırlamak, incelemek ve sunmak, süreleri ve kayıtları yönetmek, ücretleri faturalandırmak ve tahsil etmek ile hukuki ve mesleki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için kullanırız.

Gereken bilgiler uzmanlık alanına göre değişir:

• Trust ve miras hukuku: Aile üyeleri, lehtarlar, trust yöneticisi (trustee) veya vasiyeti yerine getirme görevlisi (executor) gibi güvene dayalı görev üstlenen kişiler, varlıklar, ilgili olduğunda sağlık durumu veya ehliyet ile miras planlaması talimatlarına ilişkin bilgileri işleyebiliriz.
• Göçmenlik: Geçici ve kalıcı göçmenlik dosyaları için kimlik, uyruk, seyahat, istihdam, eğitim, aile, göçmenlik geçmişi ve destekleyici delil bilgilerini işleyebiliriz.
• Şirketler hukuku: Sahipler, yöneticiler, çalışanlar, karşı taraflar, işlemler ve uyum gereklilikleri hakkındaki bilgileri işleyebiliriz.
• Fikri mülkiyet: Eser sahipleri, mucitler, başvuru sahipleri, hak sahipleri, devirler, tescil, lisanslama ve uyuşmazlıklara ilişkin bilgileri işleyebiliriz.
• Uyuşmazlık çözümü: Taraflar, tanıklar, talepler, deliller, yargılamalar ve uzlaşmaya ilişkin bilgileri işleyebiliriz.
• Veri, teknoloji, gizlilik ve siber güvenlik: Sistemler, personel, veri uygulamaları, olaylar, etkilenen kişiler ve düzenleyici veya sözleşmesel gerekliliklere ilişkin bilgileri işleyebiliriz.

Müvekkilimiz olmayan kişiler hakkında da bilgi alabiliriz. Bunlar arasında çalışanlar, akrabalar, tanıklar, lehtarlar ve karşı taraflar yer alır. Bu kişilerin bilgilerini bize sağlamak, onları tek başına müvekkilimiz haline getirmez.

İşe Alım Öncesi Doğrulama

Büromuzda çalışmak için başvurursanız başvurunuzu, özgeçmişinizi, niteliklerinizi, mesleki geçmişinizi, referanslarınızı, mülakat bilgilerinizi ve uygunluğunuzu ve çalışma izninizin bulunup bulunmadığını değerlendirmek için gereken bilgileri işleyebiliriz. İzin verildiğinde ve görev için uygun olduğunda, gerekli bildirimi yaptıktan veya gereken izni aldıktan sonra geçmiş araştırması (background check) veya mesleki ruhsat kontrolü yapabiliriz. Başvuru bilgilerini başvuruları değerlendirmek, adaylarla iletişim kurmak, işe alım sürecini yürütmek ve geçerli yasal yükümlülükleri yerine getirmek için kullanırız.

Bilgi Talepleri

Bizimle iletişime geçtiğinizde, bir iletişim listesine abone olduğunuzda, bir etkinliğe katıldığınızda veya bilgi talep ettiğinizde, sağladığınız bilgileri yanıt vermek, talep edilen materyalleri sunmak, ilişkimizi yönetmek ve uygun kayıtları tutmak için kullanırız. Bizimle iletişime geçmek, tek başına bir avukat-müvekkil ilişkisi kurmaz. Bilgileri almak için uygun bir yöntem üzerinde anlaşmadıkça, istenmeden gönderilen bir mesajla son derece hassas bilgi göndermemenizi rica ederiz.

İş Vizesi ve Göçmenlik Planlaması

İşveren sponsorluğundaki ve diğer iş göçmenliği dosyalarında sponsor kuruluş, personeli, yabancı uyruklu kişi ve ilgili aile üyeleri hakkındaki bilgileri işleyebiliriz. Bu bilgiler görev tanımlarını, çalışma yerlerini, ücreti, şirket kayıtlarını, göçmenlik statüsünü, seyahat planlarını ve destekleyici belgeleri içerebilir. Bu bilgileri uygunluğu değerlendirmek, seçenekler konusunda danışmanlık vermek, başvuruları hazırlamak, yetkili taraflar ve kurumlarla iletişim kurmak ve dosyayı muhafaza etmek için kullanırız.

Uzaktan Çalışma ve Sınır Ötesi Göçmenlik

Uzaktan çalışma, hareketlilik veya sınır ötesi göçmenlik konularında danışmanlık verdiğimizde, bir kişinin ikametgâhı, vatandaşlığı, çalışma düzenlemeleri, seyahati, işvereni, bakmakla yükümlü olduğu kişiler ve planladığı varış yerleri hakkındaki bilgileri işleyebiliriz. Bu bilgileri yalnızca talep edilen hukuki çalışma ve ilgili idari işlemlerle bağlantılı olduğu ölçüde kullanırız.

Bilgilerin Diğer Kullanım Amaçları

Bilgileri ayrıca şu amaçlarla kullanabiliriz:

• gizli bilgileri korumak ve sistemlerimizi güvence altına almak,
• dolandırıcılığı önlemek ve şüpheli kötüye kullanımları araştırmak,
• hukuki taleplerde bulunmak, bunları ileri sürmek veya bunlara karşı savunma yapmak,
• mahkeme kararlarına, mesleki görevlere ve diğer geçerli gerekliliklere uymak,
• işimizi ve hizmet sağlayıcı ilişkilerimizi yönetmek ve
• geçerli tercihler ve devre dışı bırakma seçenekleri saklı kalmak üzere, izin verildiği ölçüde mesleki güncellemeler veya etkinlik davetleri göndermek.

Bir amaçla toplanan bilgileri, geçerli hukukun gerektirdiği adımları atmadan (gerektiğinde ilave bir bildirim yapmak veya rıza almak dâhil) esaslı biçimde farklı ve bağdaşmayan bir amaçla kullanmayız.

Hassas Kişisel Bilgiler

Hukuki dosyalar sağlık, engellilik, ırk veya etnik köken, dini inanç, vatandaşlık veya göçmenlik statüsü, aile ilişkileri, cinsel yaşam veya cinsel yönelim, sabıka geçmişi, genetik veya biyometrik özellikler, mali hesap erişimi ya da bir çocuğa ilişkin bilgileri gerektirebilir. Bu tür bilgileri yalnızca dosyayla veya başka bir meşru amaçla ilgili olduğunda ve geçerli yasal gerekliliklere tabi olarak talep eder ve kullanırız.

Hassas bilgilerin işlenmesi için rıza gerektiğinde gerekli rızayı alırız. Avrupa veri koruma hukukuna tabi bilgiler için ayrıca özel kategorideki bilgilerin işlenmesine ilişkin geçerli bir şartı belirleriz ve ilgili olduğunda mahkûmiyet ile suç verilerine ilişkin kurallara uyarız. Genel bir hukuki hizmet talebini, hassas bilgilerin her türlü kullanımına verilmiş rıza olarak değerlendirmeyiz.

Hassas kişisel bilgileri, reklam amacıyla veya sağlandıkları amaçla ilgisiz özellikleri çıkarsamak için kullanmayız.

Hukuki Dayanak

GDPR'nin uygulanması halinde hukuki dayanaklarımız, söz konusu işlemeye göre değişir:

Bilgiye ve uygulanacak hukuka bağlı olarak başka bir özel hukuki dayanak veya özel kategori şartı uygulanabilir. Bu dayanağı, bir müvekkille yapılan hizmet sözleşmesinin dosyada bilgisi yer alan her kişiyi kapsadığını varsaymak yerine, söz konusu faaliyet için ayrıca değerlendiririz.

Otomatik Yollarla Topladığımız Bilgiler

İnternet sitemizi kullandığınızda sistemlerimiz IP adresiniz, tarayıcı türünüz, cihaz bilgileriniz, yönlendiren sayfa ve talep edilen sayfalar gibi teknik bilgileri alabilir. Siteyi işletmek ve güvence altına almak için çerezler ve benzer teknolojiler kullanırız. Bunlar arasında formlarımızı spama karşı koruyan Google reCAPTCHA ve randevu takvimi için Cal.com bulunur. Ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığını anlamak için Google Analytics de kullanırız ama bunu yalnızca çerez bildirimimizde analitik çerezleri kabul etmeniz halinde etkinleştiririz.

Çerezleri mevcut internet sitesi kontrolleri ve tarayıcı ayarlarınız aracılığıyla yönetebilirsiniz. Zorunlu teknolojileri engellemek internet sitesi işlevlerini etkileyebilir.

Reklam ve veri satışı: Bu bildirim, Büronun kişisel bilgileri satmadığı, bağlamlar arası davranışsal reklamcılık için paylaşmadığı veya hedefli reklamcılık için işlemediği esasına göre hazırlanmıştır. Bu nedenle söz konusu faaliyetler için devre dışı bırakma seçeneği sunmuyoruz. Bu uygulamalar değişirse bu bildirimi güncelleyecek ve bunlara başlamadan önce gerekli açıklamayı ve seçeneği sunacağız.

Paylaştığımız Bilgiler

Bilgileri, yalnızca amaçla ilgili olduğu ölçüde ve geçerli gizlilik ile mesleki görevlere tabi olarak şu kişilere ifşa edebiliriz:

• Bir dosyada yer alan kişiler: Müvekkiller ve yetkili temsilcileri, karşı taraflar, birlikte çalışılan avukatlar, uzmanlar, tercümanlar, tanıklar ve uygun olduğunda diğer katılımcılar.
• Mahkemeler, kurumlar ve sicil daireleri: Örneğin bir dosya ifşayı gerektirdiğinde göçmenlik makamları, mahkemeler, fikri mülkiyet ofisleri ve şirket sicilleri.
• Hizmet sağlayıcılar: Barındırma, e-posta, güvenli belge paylaşımı, hukuk bürosu yönetim yazılımı, ödeme, muhasebe, güvenlik ve diğer iş hizmetleri sağlayıcıları.
• Profesyonel danışmanlar ve sigortacılar: Muhasebe, sigorta, risk yönetimi veya Büroya verilen hukuki danışmanlık için gerektiğinde.
• Makamlar veya diğer alıcılar: İfşanın hukuken zorunlu olduğu veya hakları korumak, usulsüzlüğü gidermek ya da hukuka uygun bir sürece yanıt vermek için makul ölçüde gerekli olduğu durumlarda.
• Halefler: Hukuka uygun bir yeniden yapılanma veya iş devri kapsamında, uygun gizlilik korumalarına tabi olarak.

Kaliforniya sakinleri bakımından, yukarıda açıklanan bilgi kategorileri, dosyaya bağlı olarak bu iş amaçlarıyla ilgili alıcı kategorilerine ifşa edilebilir. Bir önceki bölümde belirtilen esasa göre, geçen 12 ay içinde hassas kişisel bilgiler dâhil kişisel bilgileri bağlamlar arası davranışsal reklamcılık için satmadık veya paylaşmadık.

Gerektiğinde, hizmet sağlayıcıların işlemesini kısıtlayan ve bilgilerin uygun biçimde korunmasını gerektiren sözleşmeler kullanırız. Hukuki dosyalardaki ifşalar ayrıca bir hizmet sözleşmesine, müvekkil talimatlarına, usul gerekliliklerine, ayrıcalığa veya bir mahkeme kararına tabi olabilir.

Kişisel Bilgileri Nasıl Koruyoruz

Bilgileri, niteliği ve ilgili riskler ışığında korumak üzere tasarlanmış idari, teknik ve fiziksel önlemler uygularız. Bunlar erişim kontrollerini, kimlik doğrulamayı, personel eğitimini, güvenli saklama ve iletim uygulamalarını, tedarikçi denetimini ve şüpheli güvenlik olaylarına yanıt verme prosedürlerini içerebilir. Hiçbir iletim veya saklama yöntemi tamamen güvenli değildir.

Erişimi, meşru bir bilme ihtiyacı olanlarla sınırlarız ve şüpheli olayları geçerli hukuka ve mesleki yükümlülüklere uygun biçimde ele alırız.

Bilgilerin Aktarımı

Büro Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunmaktadır. Dosyaya ve dâhil olan hizmet sağlayıcılara bağlı olarak kişisel bilgilere Amerika Birleşik Devletleri'nde veya gizlilik kanunları bilginin toplandığı ülkeden farklı olan ülkeler dâhil diğer ülkelerde erişilebilir, bu bilgiler orada saklanabilir veya başka şekilde işlenebilir. Sınır ötesi işleme hukuki hizmet sunmak, müvekkiller ve dosya katılımcılarıyla iletişim kurmak, sistemlerimizi işletmek veya hukuki ve mesleki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli olabilir. Bilgiler ayrıca hukuken zorunlu olduğunda, geçerli gizlilik ve mesleki yükümlülüklere tabi olarak kamu makamlarına ifşa edilebilir.

Tercihleriniz ve Haklarınız

Haklarınız bulunduğunuz yere, bilgilerin işlenmesindeki rolümüze ve geçerli istisnalara bağlıdır. Talebinizi info@thebylaw.org adresine veya posta yoluyla By Law Firm PLLC, 517 Cascada Ln, Round Rock, TX 78681 adresine iletebilirsiniz. Lütfen talebinizi açıklayın ve ilgili kayıtları bulabilmemiz için yeterli bilgi verin. Yanıt vermeden önce kimliğinizi ve yetkili bir temsilcinin yetkisini makul ölçüde doğrulayabiliriz. Geçerli hukukun gerektirdiği süre içinde yanıt verir, izin verilen herhangi bir ret veya süre uzatımını açıklarız.

Uygulanabildiği takdirde şu haklara sahip olabilirsiniz:

• kişisel bilgilere erişim veya bunların bir kopyasını talep etmek ve bunların nasıl kullanıldığı veya ifşa edildiği hakkında bilgi almak,
• düzeltme veya silme talep etmek,
• bilgilerin taşınabilir bir kopyasını talep etmek,
• belirli işlemelere itiraz etmek veya bunların kısıtlanmasını talep etmek,
• böyle bir işleme yapılması halinde, kişisel bilgilerin satışını, bağlamlar arası davranışsal reklamcılık için paylaşılmasını, hedefli reklamcılığı veya belirli nitelikli profillemeyi devre dışı bırakmak,
• ilgili hak uygulanıyorsa, hassas kişisel bilgilerin belirli kullanım veya ifşalarını sınırlamak,
• zaten hukuka uygun biçimde gerçekleştirilmiş işlemeyi etkilemeden rızayı geri almak,
• eyalet hukuku itiraz hakkı tanıyorsa, bir gizlilik talebinin reddine itiraz etmek ve
• geçerli hakları hukuka aykırı ayrımcılığa veya misillemeye maruz kalmadan kullanmak.

GDPR uygulanıyorsa, ilgili AB veya AEA ülkesindeki veri koruma denetim makamına şikâyette bulunma hakkına da sahip olabilirsiniz. Doğrudan pazarlama amaçlı işlemeye her zaman itiraz edebilirsiniz. Bireyler hakkında, hukuki veya benzer şekilde önemli sonuçlar doğuran, yalnızca otomatik yollarla verilen kararlar almıyoruz.

İsteğe bağlı pazarlama iletilerini almayı durdurmak için mesajdaki abonelikten çıkma yöntemini kullanın veya info@thebylaw.org adresine e-posta gönderin. Bu, mevcut bir dosya için gerekli olan veya hukuken zorunlu olan iletişimleri durdurmaz.

Gizlilik hakları mutlak değildir. Örneğin hukuki yükümlülükleri yerine getirmek, ayrıcalıklı veya gizli bilgileri korumak ya da hukuki taleplerde bulunmak, bunları ileri sürmek veya bunlara karşı savunma yapmak için kayıtları muhafaza etmemiz gerekebilir. Bir talebi reddedersek, gerekli ve izin verilen ölçüde bir açıklama sunarız. İtiraz hakkının geçerli olduğu bir karara itiraz etmek için konu satırında “Privacy Request Appeal” yazarak info@thebylaw.org adresine e-posta gönderin.

Bilgilerinizi Ne Kadar Süre Saklıyoruz

Bilgileri yalnızca bu bildirimde açıklanan amaçlar için makul ölçüde gerekli ve orantılı olduğu süre boyunca, bilginin türünü ve buna bağlı yükümlülükleri dikkate alarak saklarız. Hukuki dosyalar, başvuru gereklilikleri, mesleki görevler ve olası talepler farklılık gösterdiğinden, hiçbir tek sabit süre her kaydı doğru biçimde tanımlamaz. Kategoriye göre şu ölçütleri uygularız:

Saklama artık haklı görülmediğinde, uygulanabilir yedekleme döngüsü ve hukuki saklama kararı gerekliliklerine tabi olarak, bilgileri uygun biçimde sileriz, imha ederiz veya kimliksizleştiririz. Sizden toplanan bilgiler için belirli bir saklama süresi belirlenebiliyorsa, gerekli olduğunda bunu ilgili bir ek bildirimde sunarız.

Gizlilik Bildirimimizdeki Güncellemeler

Bu bildirimi uygulamalarımızdaki veya geçerli gerekliliklerdeki değişiklikleri yansıtacak şekilde güncelleyebiliriz. Gözden geçirilmiş bildirimi yeni bir yürürlük tarihiyle yayımlar, gerektiğinde ek bildirim yapar veya rıza alırız. Bu bildirimdeki bir değişiklik, tek başına, aksi halde hukuka aykırı olan yeni bir bilgi kullanımına yetki vermez.

Bize Ulaşın

By Law Firm PLLC (ByLaw) 517 Cascada Ln, Round Rock, TX 78681 Amerika Birleşik Devletleri

Gizlilik ve veri sahibi hakları talepleri: info@thebylaw.org

Genel Büro e-postası: info@thebylaw.org

Hakların kullanılmasına veya itirazlara ilişkin talepler dâhil gizlilik taleplerinizi lütfen info@thebylaw.org adresine iletin.